Un logiciel de capture de documents numérise les documents papier, améliore la qualité des images, reconnaît les contenus grâce à l’OCR ou aux codes-barres, extrait les métadonnées et transmet les données de manière structurée vers des systèmes ECM, DMS, cloud ou d’archivage.
Mais à quoi sert le scanner le plus rapide si les étapes manuelles de préparation et de traitement continuent de faire perdre un temps précieux ? Dans de nombreuses entreprises, le véritable problème ne se situe pas au niveau du matériel, mais du processus de capture : les documents doivent être triés, séparés, optimisés, lus, indexés, vérifiés puis transmis aux systèmes en aval.
C’est précisément là qu’un logiciel moderne de capture documentaire fait la différence en matière d’efficacité, de qualité des données et de niveau d’automatisation. Cet article présente les exigences auxquelles une solution performante doit répondre aujourd’hui et les points essentiels à prendre en compte en pratique, à travers l’exemple du logiciel Kodak Capture Pro.
Qu’est-ce qu’un logiciel de capture de documents ?
Un logiciel de capture documentaire transforme les documents papier en informations structurées et exploitables. Il ne se limite pas à la numérisation, mais prend également en charge l’optimisation des images, la reconnaissance de texte par OCR, la reconnaissance des codes-barres, la séparation des documents, l’indexation, la validation et la transmission vers les systèmes en aval.
Contrairement à une simple numérisation de documents, le processus ne s’arrête pas à la création d’une image numérique. La capture documentaire moderne permet de rendre les documents consultables et de les intégrer automatiquement aux processus métiers. Elle devient ainsi une base technique pour la gestion du courrier entrant numérique, les workflows automatisés et une gestion efficace de l’information.
Comment se déroule la capture documentaire en pratique ?
| Etape du processus de numérisation | Objectif | Avantage de Kodak Capture Pro |
|---|---|---|
| Capture des documents | Intégrer les documents papier au processus | Adapté à tous les postes de travail |
| Optimiser la qualité d’image | Les documents inclinés, abimés ou difficiles à lire sont automatiquement améliorés. | La technologie intégrée Perfect Page garantit des résultats OCR fiables. |
| Reconnaître le contenu | Rendre les informations lisibles par les machines | Les codes-barres, les valeurs d’indexation et les champs de formulaire peuvent être récupérés automatiquement. |
| Séparer et classer les documents | Les lots sont séparés selon leurs types. | Les fonctions de codes-barres et de patch codes réduisent le tri manuel préalable. |
| Capturer les métadonnées | Les informations pertinentes sont enregistrées sous forme de valeurs d’indexation. | Indexation automatique via OCR, codes-barres, base de données, listes déroulantes ou saisie manuelle. |
| Valider et exporter | Les erreurs sont détectées, les formats de sortie sont générés et les systèmes sont connectés. | Transmission vers des systèmes ECM, cloud et FTP ainsi que possibilité de sortie au format PDF/A. |
À quelle vitesse Kodak Capture Pro traite-t-il de grands volumes de documents ?
Kodak Capture Pro traite plus de 1 000 images par minute dans les environnements à haut volume, ce qui le rend adapté aux services BPO et aux grands volumes de numérisation. Son architecture 64 bits garantit que le logiciel reste performant, même avec des documents en couleur, une sortie multistream et la lecture de codes-barres.
Ainsi, le logiciel de capture documentaire ne devient pas un frein dans les processus de digitalisation. Associé à des scanners de production adaptés aux volumes élevés, il permet de créer un processus performant pour les services BPO et les environnements professionnels de numérisation.
- Traitement de plus de 1 000 images par minute
- Architecture 64 bits pour des processus stables à haut volume.
- Aucun ralentissement logiciel lors du traitement de volumes importants de données.
Comment le logiciel améliore-t-il les taux de reconnaissance OCR ?
Le taux de reconnaissance OCR est amélioré lorsque les documents sont automatiquement optimisés lors de la numérisation. Kodak Capture Pro utilise pour cela la technologie Perfect Page, qui intègre plus de 30 optimisations d’image, permettant de traiter plus efficacement les documents difficiles à lire et de réduire le nombre de nouvelles numérisations.
Un scan n’est aussi performant que les informations qu’il permet d’extraire. C’est précisément là que la technologie intégrée Perfect Page de Kodak Capture Pro fait la différence : même les documents complexes ou de faible qualité sont automatiquement optimisés afin de garantir une meilleure exploitation des données.
- Optimisation automatique des images
- Taux de reconnaissance OCR accru
- Moins d’interventions manuelles et nettement moins de nouvelles numérisations.
Quels formats de sortie sont pris en charge par Kodak Capture Pro ?
Kodak Capture Pro prend en charge les formats de sortie courants tels que les fichiers PDF indexables, les PDF chiffrés, le format PDF/A, JPEG, TIFF, RTF et TXT. Grâce aux fonctions Multistream et Tristream, plusieurs versions d’un même document peuvent être générées simultanément.
La prise en charge des sorties Multistream offre une flexibilité supplémentaire en permettant de créer plusieurs formats de fichiers en parallèle. Un exemple concret est la fonction Tristream de Kodak Capture Pro 7.0 : elle permet de générer simultanément trois versions différentes d’un même document : en couleur, en noir et blanc et en noir et blanc avec suppression de fond (dropout), sans perte de vitesse. Les fichiers adaptés à chaque besoin sont ainsi disponibles immédiatement, sans étapes de traitement supplémentaires.
- Exportation dans les formats courants, y compris le PDF/A.
- Traitement multistream pour différentes versions de fichiers.
- Création de plusieurs versions sans intervention supplémentaire.
Comment les systèmes ECM, GED et Cloud sont-ils connectés ?
Le logiciel permet de transmettre directement les documents numérisés et leurs données d’indexation vers des systèmes ECM, des solutions GED, Microsoft SharePoint, des plateformes Cloud ou via Secure FTP. Cela permet de réduire les étapes manuelles intermédiaires et les ruptures de flux dans les processus de gestion documentaire.
Kodak Capture Pro s’intègre facilement aux infrastructures informatiques existantes et prend également en charge les scanners d’autres fabricants. Les informations capturées peuvent être transférées directement vers des systèmes ECM, des plateformes Cloud telles que Microsoft SharePoint ou via Secure FTP, sans intervention manuelle. Les documents et données sont ainsi transmis rapidement, de manière structurée et fiable, vers les applications où ils sont nécessaires au sein de l’entreprise.
- Intégration dans les systèmes ERP, DMS, cloud et FTP.
- Prise en charge des scanners de toutes marques.
Comment la lecture intelligente des codes-barres automatise-t-elle le processus de numérisation ?
La lecture intelligente des codes-barres automatise la séparation des documents, la sélection des tâches et la gestion des profils dans le processus de numérisation. Kodak Capture Pro reconnaît plus de 20 types de codes-barres, y compris les QR codes , permettant ainsi de traiter de grands volumes de documents avec moins de tri manuel préalable.
Un avantage majeur se révèle dans les environnements de production : les documents nécessitent beaucoup moins de tri manuel avant la numérisation. Grâce aux codes-barres, le logiciel peut automatiquement basculer entre différents travaux et profils, même au sein de grands lots de documents. Cela permet une automatisation complète du processus et accélère considérablement l’ensemble des opérations de capture.
- Reconnaissance automatique de plus de 20 types de codes-barres.
- Moins de tri manuel préalable nécessaire.
- Changement automatique des fonctions et des profils.
Comment fonctionne l’indexation des documents et des métadonnées ?
L’indexation consiste à enrichir les documents avec des métadonnées structurées telles que le numéro client, le numéro de dossier, le type de document ou la date. Kodak Capture Pro peut récupérer les valeurs d’index manuellement, via OCR, par code-barres, à partir de listes déroulantes, de bases de données ou de variables système.
Un client d’indexation intégré et performant permet une capture flexible et efficace des métadonnées. Les informations peuvent être récupérées depuis différentes sources : saisie manuelle, sélection en un clic, champs déroulants, reconnaissance OCR ou code-barres, mais également depuis des bases de données externes ou des variables système.
L’indexation peut être réalisée directement pendant la numérisation ou lors d’une étape ultérieure du traitement. Son interface intuitive simplifie considérablement l’utilisation : les valeurs ou passages de texte nécessaires peuvent être sélectionnés en un clic et automatiquement transférés dans les champs d’index correspondants. Cela garantit des données structurées tout en réduisant fortement les tâches manuelles.
- Saisie flexible des métadonnées à partir de nombreuses sources.
- Indexation possible directement lors du processus de numérisation.
- Une attribution rapide d’un simple clic.
Comment fonctionnent le traitement intelligent des formulaires et la validation ?
Le traitement intelligent des formulaires permet de reconnaître automatiquement des informations structurées telles que les cases à cocher, les champs obligatoires ou différents types de marquages, puis de les transférer dans les champs d’index correspondants. Les fonctions de validation permettent de détecter rapidement les informations manquantes afin d’éviter les corrections ultérieures.
Avec Kodak Capture Pro, les documents structurés tels que les formulaires peuvent être traités efficacement et automatiquement. Les marquages et cases à cocher sont détectés de manière fiable, et les informations associées sont directement intégrées dans les champs d’index appropriés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour le traitement de grands volumes de documents standardisés, comme les formulaires patients ou les questionnaires.
En complément, la gestion intégrée des exceptions renforce la fiabilité du processus. Le logiciel vérifie dès la numérisation que les informations essentielles sont bien présentes, comme une signature ou des données obligatoires. Lorsqu’une anomalie est détectée, une alerte est immédiatement générée afin que le processus puisse être interrompu et l’erreur corrigée directement. Cette approche permet d’identifier rapidement les documents incomplets ou incorrects et de réduire considérablement les opérations de retraitement.
- Traitement automatique des formulaires.
- Reprise directe des informations issues des cases à cocher.
- Détection immédiate des erreurs lors du processus de numérisation.
Dans quelle mesure Kodak Capture Pro est-il plus simple d’utilisation ?
Un logiciel professionnel de capture documentaire doit permettre de gérer facilement des processus de numérisation complexes. Kodak Capture Pro offre pour cela des profils personnalisables, la gestion par codes Patch, la suppression des pages blanches ainsi que des interfaces utilisateur et des langues OCR adaptées aux environnements internationaux.
La sélection intelligente des tâches apporte un confort supplémentaire : grâce aux feuilles de séparation avec codes Patch, les tâches et les profils peuvent être changés automatiquement, ce qui est particulièrement adapté au traitement de grands volumes de documents. Cette fonctionnalité est complétée par une suppression fiable des pages blanches à plusieurs niveaux, offrant un équilibre optimal entre automatisation et sécurité.
De plus, la solution est conçue pour une utilisation internationale et prend en charge 16 interfaces utilisateur ainsi que 126 langues OCR.
- Profils personnalisés et utilisation simple.
- Automatisation grâce aux codes de patch.
- Prise en charge de 16 langues pour l’interface
Quelle est la flexibilité et la prévisibilité du modèle de licence ?
Un modèle de licence prévisible est particulièrement important pour les entreprises qui traitent des volumes de numérisation élevés ou variables. Kodak Capture Pro fonctionne avec des licences évolutives et sans coûts supplémentaires liés au volume traité, ce qui permet de mieux maîtriser les dépenses.
Sur le plan économique également, Kodak Capture Pro offre des avantages significatifs. Le modèle de licence n’est basé ni sur le nombre de transactions ni sur le volume de documents traités, ce qui évite les frais supplémentaires, même en cas de volumes importants ou de pics d’activité. Les entreprises bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité budgétaire et peuvent faire évoluer leurs processus sans contrainte liée aux variations d’utilisation.
Après l’achat, le logiciel est disponible sans limitation fonctionnelle. Il est également possible d’utiliser Kodak Capture Pro sous forme de licence temporaire : des modèles de location flexibles permettent d’adapter la durée d’utilisation aux besoins spécifiques de chaque projet.
- Pas de frais supplémentaires liés au volume.
- Grande sécurité de planification.
- Modèles d’achat et d’abonnements flexibles.
À qui s’adresse Kodak Capture Pro ?
Kodak Capture Pro est particulièrement adapté aux entreprises et organisations qui doivent régulièrement capturer, indexer et transmettre de grands volumes de documents papier ou de lots de documents mixtes vers des systèmes de traitement en aval. Les principaux domaines d’application incluent les services BPO, les centres de services partagés, les banques, les assurances, les administrations publiques, le secteur de la santé, la logistique, les entreprises industrielles ainsi que les prestataires de services de numérisation.
La solution est particulièrement pertinente lorsque les entreprises doivent gérer des volumes de numérisation importants, des types de documents variés, une gestion par codes-barres ou codes Patch, une sortie au format PDF/A, une optimisation OCR, un archivage sécurisé et conforme, ou encore une intégration avec des systèmes ECM et GED. Elle répond également aux besoins spécifiques de certains secteurs, notamment la capture documentaire dans les banques et établissements financiers, où des processus structurés et fiables apportent une réelle valeur ajoutée.
Foire aux questions
FAQA quoi sert un logiciel de capture de documents ?
Un logiciel de numérisation de documents numérise les documents, améliore la qualité de l’image, reconnaît le contenu via la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou les codes-barres, collecte les métadonnées et transfère les informations vers des systèmes ECM, DMS, cloud ou d’archivage.
FAQEn quoi cela diffère-t-il de la simple numérisation ?
Une simple numérisation ne produit généralement qu’une image numérique. La numérisation de documents va plus loin : elle rend les documents consultables, sépare automatiquement les lots, extrait des informations, indexe les processus et intègre les documents dans des flux de travail numériques.
FAQQuel rôle joue l’OCR dans la numérisation des documents ?
L’OCR permet de convertir le texte issu de documents numérisés en informations lisibles par machine. Plus la qualité de l’image est bonne avant l’OCR, plus la reconnaissance, la recherche et le traitement ultérieur du contenu sont fiables.
FAQPourquoi la reconnaissance des codes-barres est-elle importante dans le processus de numérisation ?
La reconnaissance des codes-barres permet de séparer automatiquement les documents, de changer de tâche, de gérer les profils et de récupérer les valeurs d’index. Cela réduit le tri manuel et accélère le traitement de gros volumes de documents.
FAQA qui s’adresse Kodak Capture Pro ?
Kodak Capture Pro est particulièrement adapté aux entreprises présentant des volumes de numérisation élevés, ainsi que des exigences élevées en matière de reconnaissance optique de caractères (OCR), de traitement des codes-barres, d’indexation, de conformité et d’intégration dans des systèmes ERP existants.
