{"id":5440,"date":"2025-02-10T16:10:59","date_gmt":"2025-02-10T15:10:59","guid":{"rendered":"https:\/\/courrier-automatise.kodakalaris.com\/?p=5440"},"modified":"2026-02-10T16:32:57","modified_gmt":"2026-02-10T15:32:57","slug":"enjeux-et-avantages-de-la-copie-fiable-le-guide-complet-pour-les-organisations","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/courrier-automatise.kodakalaris.com\/?p=5440","title":{"rendered":"Enjeux et avantages de la copie fiable : le guide complet pour les organisations"},"content":{"rendered":"<p><em>Toutes les organisations, priv\u00e9es comme publiques, sont aujourd\u2019hui confront\u00e9es \u00e0 une croissance exponentielle de leurs flux documentaires. Ce contexte soul\u00e8ve des d\u00e9fis importants en mati\u00e8re de gestion, de stockage et de conservation des informations. Quels documents num\u00e9ris\u00e9s et dans quelles conditions ? Et pour en faire quoi ? La r\u00e9ponse \u00e0 ces questions r\u00e9side certainement dans la num\u00e9risation en mode \u201ccopie fiable\u201d.\u00a0<\/em><\/p>\n<p>Bien plus qu&#8217;une simple op\u00e9ration de num\u00e9risation de documents papier, la copie fiable repr\u00e9sente une v\u00e9ritable r\u00e9volution pour les organisations en mati\u00e8re de gestion documentaire. Elle leur offre, en effet, la possibilit\u00e9 de remplacer leurs documents physiques par des \u00e9quivalents num\u00e9riques juridiquement valables. Cette \u00e9volution est d&#8217;autant plus cruciale dans des domaines comme la sant\u00e9, o\u00f9 la conservation des dossiers patients est soumise \u00e0 des r\u00e9glementations strictes.<\/p>\n<p>Quels sont aujourd\u2019hui les enjeux et les avantages de la copie fiable ? Quelles sont les normes fran\u00e7aises qui encadrent sa mise en place et que garantissent-elles ? Et avec quelle solution conserver ces copies fiables en toute s\u00e9curit\u00e9 et en conformit\u00e9 avec la r\u00e9glementation ? Toutes les r\u00e9ponses dans ce livre blanc.<\/p>\n<h2 class=\"a-heading a-heading--2\">Copie fiable : de multiples motivations<\/h2>\n<p>La copie fiable int\u00e9resse de plus en plus les organisations priv\u00e9es comme publiques qui y voit un moyen s\u00e9curis\u00e9 et conforme de num\u00e9riser leurs fonds documentaires et de supprimer les dossiers et copies physiques de leurs armoires. Elles sont motiv\u00e9es par plusieurs \u00e9l\u00e9ments :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La r\u00e9duction des co\u00fbts de gestion physique<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>La num\u00e9risation permet aux organisations de r\u00e9aliser des \u00e9conomies substantielles sur les co\u00fbts de stockage, de papier, d&#8217;impression et de transport. La suppression des originaux papier, permise par la num\u00e9risation en mode \u201ccopie fiable\u201d, lib\u00e8re de l&#8217;espace dans les bureaux et rend les salles d&#8217;archives inutiles. Le co\u00fbt du foncier li\u00e9 au stockage physique des documents est d\u2019ailleurs un facteur important dans la d\u00e9cision de nombreuses organisations de se tourner vers la num\u00e9risation. D\u2019autant qu\u2019externaliser cette op\u00e9ration co\u00fbte \u00e9galement tr\u00e8s cher\u2026<\/p>\n<ul>\n<li><strong>L\u2019am\u00e9lioration de l&#8217;efficacit\u00e9 et de la productivit\u00e9<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>La num\u00e9risation des documents et leur ingestion dans une GED ou un ECM garantit un acc\u00e8s rapide et facile aux informations, ce qui permet aux employ\u00e9s de gagner du temps et d&#8217;\u00eatre plus productifs. La recherche d&#8217;informations devient ainsi plus simple et plus rapide, ce qui am\u00e9liore l&#8217;efficacit\u00e9 globale de l&#8217;organisation. L\u2019objectif pour les organisations \u00e9tant d\u00e9sormais d&#8217;\u00e9viter \u00e0 tous de produire du papier. D\u2019autant que toutes les informations circulant au format papier ne sont g\u00e9n\u00e9ralement pas capitalis\u00e9es au sein du SI de l\u2019organisation et sont donc des donn\u00e9es inexploitables.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La volont\u00e9 de digitaliser certains processus<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>La copie fiable s&#8217;int\u00e8gre facilement aux nouvelles technologies et aux plateformes digitales, favorisant l&#8217;innovation et l&#8217;\u00e9volution des processus. Elle agit m\u00eame comme un catalyseur de la digitalisation des processus en supprimant les obstacles li\u00e9s au papier, en garantissant la s\u00e9curit\u00e9 et la conformit\u00e9 juridique, en optimisant les co\u00fbts et en pr\u00e9parant les entreprises \u00e0 un avenir 100% digital.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La conformit\u00e9 r\u00e9glementaire<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Certaines r\u00e9glementations, notamment dans le secteur de la sant\u00e9, exigent la conservation de documents pendant une dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e. La num\u00e9risation en mode copie fiable permet aux institutions des secteurs r\u00e9glement\u00e9s de se conformer \u00e0 ces exigences l\u00e9gales tout en garantissant l&#8217;int\u00e9grit\u00e9 et la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Une s\u00e9curit\u00e9 et confidentialit\u00e9 accrues<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>La num\u00e9risation, en particulier lorsqu&#8217;elle est associ\u00e9e \u00e0 des solutions de stockage &#8211; ou mieux, d\u2019archivage -, renforce la s\u00e9curit\u00e9 et la confidentialit\u00e9 des informations sensibles. Les risques de perte, de vol ou de d\u00e9t\u00e9rioration des documents physiques sont ainsi minimis\u00e9s.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La pr\u00e9paration \u00e0 l&#8217;impl\u00e9mentation d\u2019un SAE<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>La num\u00e9risation des documents est souvent consid\u00e9r\u00e9e comme une \u00e9tape pr\u00e9paratoire \u00e0 la mise en place d&#8217;un Syst\u00e8me d&#8217;Archivage \u00c9lectronique (SAE). Les documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s en mode \u201ccopie fiable\u201d pourront ensuite \u00eatre vers\u00e9s dans le SAE pour une conservation \u00e0 long terme.<\/p>\n<p>La num\u00e9risation en mode \u201ccopie fiable\u201d offre ainsi aux organisations un large \u00e9ventail d&#8217;avantages, allant de la r\u00e9duction des co\u00fbts de gestion physique \u00e0 l&#8217;am\u00e9lioration de la s\u00e9curit\u00e9 et de la conformit\u00e9 r\u00e9glementaire. La combinaison de ces facteurs incite de plus en plus d&#8217;organisations \u00e0 franchir le pas.<\/p>\n<h2 class=\"a-heading a-heading--2\">Copie fiable : le secteur de la sant\u00e9 en demande<\/h2>\n<p>Le secteur de la sant\u00e9 est un des principaux moteurs de la demande autour de la \u201ccopie fiable\u201d. Et la demande explose depuis peu encourag\u00e9e par les injonctions gouvernementales en faveur de la d\u00e9mat\u00e9rialisation et de parcours de soins int\u00e9gralement digitaux (gr\u00e2ce notamment \u00e0 l\u2019\u00e9volution des SIH d\u00e9sormais dot\u00e9s de fonctions Dossier Patient Informatis\u00e9 et \u00e0 l\u2019arriv\u00e9e de plateformes comme Mon Espace Sant\u00e9, Digihosp, etc.). Cette incitation vise \u00e0 r\u00e9duire les co\u00fbts associ\u00e9s au stockage physique des archives et \u00e0 moderniser les processus administratifs.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.archimag.com\/livres-blancs\/faites-disparaitre-papier-pas-vos-archives-adoptez-copie-fiable\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><u><strong>Pour en savoir plus, t\u00e9l\u00e9chargez gratuitement le livre blanc Kodak Alaris \u201cFaites dispara\u00eetre le papier, pas vos archives : Adoptez la copie fiable !\u201d !<\/strong><\/u><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Toutes les organisations, priv\u00e9es comme publiques, sont aujourd\u2019hui confront\u00e9es \u00e0 une croissance exponentielle de leurs flux documentaires. Ce contexte soul\u00e8ve des d\u00e9fis importants en mati\u00e8re de gestion, de stockage et de conservation des informations. Quels documents num\u00e9ris\u00e9s et dans quelles conditions ? Et pour en faire quoi ? 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