Les services de courrier, les prestataires BPO et les fournisseurs de services de numérisation doivent numériser quotidiennement un nombre incalculable de documents de manière fiable, rapide et traçable.
Les processus liés à la réception du courrier sont souvent complexes et chronophages. Les documents arrivent dans une grande variété de formats, et les formulaires sont fréquemment mal remplis ou invalides. De ce fait, de nombreux employés sont occupés à des tâches manuelles longues et répétitives : trier les documents, identifier les formulaires mal remplis, les réempiler ou les écarter. Alors que les scanners peuvent traiter plusieurs centaines de pages par minute, le traitement manuel ralentit considérablement l’ensemble du processus de numérisation. Une solution de numérisation adaptée, dotée de fonctions intelligentes pour l’automatisation des processus, permet d’apporter efficacité et sécurité.
Lors de la numérisation, la combinaison appropriée de matériel et de logiciel est essentielle : elle facilite non seulement le processus de scan, mais garantit également que les fichiers et les informations arrivent de manière transparente à leur destination. Dans toutes les situations où de gros volumes de documents sont numérisés, la préparation et le traitement manuel des documents représentent le principal facteur de coût, pouvant atteindre jusqu’à 80 % de l’ensemble des charges opérationnelles. L’optimisation de ces processus est donc cruciale pour réduire les coûts et augmenter la productivité.
Gérer facilement de grands volumes de papier
La numérisation de gros volumes de documents nécessite des scanners performants, qui constituent la base d’un traitement rapide du papier. Cependant, la vitesse de numérisation n’est qu’un facteur parmi d’autres pour accroître la productivité. Les scanners doivent également être dotés de fonctions intelligentes permettant de réduire les interventions manuelles et de simplifier le processus de numérisation. Par exemple, les doubles alimentations ou les bourrages papier compliquent souvent inutilement la tâche de l’utilisateur : ils font perdre du temps et peuvent endommager des documents précieux.
Les scanners doivent, par exemple, être capables de traiter les documents quels que soient leur format et leur grammage. Une protection intelligente des documents, utilisant une technologie à ultrasons, empêche leur détérioration. Pour ce faire, les appareils sont équipés de microphones très sensibles à l’entrée du chemin de papier, capables de détecter les sons caractéristiques des plis ou froissements. Les doubles alimentations et les bourrages papier sont ainsi évités ou détectés avant qu’ils ne surviennent, ce qui procure des gains de productivité significatifs. De plus, des capteurs garantissent que chaque feuille est bien capturée et numérisée.
Un scanner classique éjecte simplement la feuille en cas de double alimentation. Pour l’utilisateur, cela signifie se lever, remettre la feuille et relancer le processus de numérisation. Dans un environnement professionnel à fort volume de scans, chacun de ces gestes représente un coût réel. Il est donc important de choisir un appareil qui, en cas de double alimentation, ne rejette pas complètement les feuilles concernées. L’utilisateur peut ainsi identifier immédiatement l’origine du problème. L’écran du scanner permet de décider si un nouveau scan est nécessaire ou si le double-feuillet peut être accepté, par exemple si un simple post-it est collé sur le document ou si une enveloppe doit être numérisée. De plus, la détection intelligente des trombones et agrafes métalliques empêche leur intrusion dans le scanner. Cela permet non seulement de protéger l’appareil et les documents, mais aussi de réduire les temps d’arrêt.
Une productivité accrue commence par un tri intelligent
Pour la capture automatisée, on utilise généralement des intercalaires munis de codes-barres. Si ces intercalaires sont triés et réutilisés après la numérisation, cela génère un travail manuel ; s’ils restent dans le lot, cela entraîne un gaspillage de papier. Lorsqu’un scanner doté d’une fonctionnalité de tri intégrée est utilisé, les intercalaires peuvent être automatiquement séparés et réutilisés. Cela permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de préserver l’environnement. Certains appareils disposent également de compartiments de tri spécifiques supplémentaires, limitant encore les interventions manuelles. Par exemple, le scanner peut trier automatiquement les documents nécessitant un traitement particulier, comme les documents originaux des clients qui doivent être restitués, ou gérer la sortie automatisée et séparée de certains formats de papier, ainsi que la détection et la séparation des documents en cas de double alimentation.
Un empilement contrôlé garantit également une sortie ordonnée des documents papier après la numérisation. Ainsi, aucun temps n’est perdu à trier des piles de papier en désordre.
Un logiciel qui fait la différence
Le plein potentiel de la numérisation ne peut être atteint qu’en utilisant une solution de capture adaptée. Le logiciel doit s’intégrer de manière transparente aux infrastructures informatiques existantes. Un critère tout aussi important dans le choix d’une solution de numérisation est sa simplicité et son intuitivité : c’est ce qui permet de faciliter le processus de scan pour les utilisateurs tout en limitant au maximum les interventions manuelles.
Les profils de numérisation doivent pouvoir être configurés individuellement en quelques clics. D’une simple touche, les documents peuvent être enregistrés dans le format souhaité et dans le bon dossier de destination. Les scans récurrents s’exécutent également en un clic, ils sont envoyés directement aux destinations prévues et intégrés de manière transparente dans le flux de travail. De plus, un logiciel offrant une interface intuitive, avec la possibilité de passer facilement de la vue miniature à l’affichage principal et des raccourcis logiques pour naviguer ou supprimer les pages vides ou en double, permet de gagner un temps considérable et de simplifier le travail quotidien.
En ce qui concerne le traitement par lots, le logiciel doit être capable de traiter différents profils et travaux sans intervention manuelle grâce à une sélection intelligente des tâches. Cela fonctionne à l’aide de feuilles de séparation à code patch spécifiques qui contiennent et déclenchent les commandes pour les documents respectifs.
Un travail supplémentaire est nécessaire lorsque certains documents considérés comme difficiles doivent être triés. Lorsqu’un document difficile à lire est détecté, il est numérisé séparément avec d’autres paramètres, souvent avec une résolution plus élevée, ce qui entraîne des fichiers volumineux ou un bruit de fond accru. Une solution de numérisation dotée d’une technologie de traitement d’image intelligente corrige et valide automatiquement les documents. Les images sont alignées, recadrées et corrigées. Ainsi, même les documents originaux problématiques sont numérisés de manière parfaitement lisible.
Un traitement intelligent des formulaires
Grâce à des fonctions innovantes telles que la vérification des anomalies, l’indexation avancée et l’extraction de données de niveau professionnel, les informations sont intégrées plus rapidement dans les processus commerciaux numériques. Cela permet de gagner beaucoup de temps lors de la saisie des données, ce qui augmente l’efficacité de l’entreprise.
Le traitement intelligent des anomalies garantit une validation immédiate des documents. Cette fonction détecte lorsque un formulaire comporte des informations manquantes, comme une signature ou un champ obligatoire non rempli. Lorsqu’un problème est identifié, le scanner affiche automatiquement un avertissement à l’écran et interrompt le processus de numérisation, permettant ainsi une correction rapide des erreurs. Les solutions de scan intelligentes offrent également une reconnaissance automatique des marques manuscrites : le logiciel détecte avec précision les annotations et remplit les champs d’index correspondants. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors du traitement d’un grand nombre de formulaires, par exemple pour la collecte d’informations patients ou les enquêtes.
L’automatisation apporte plus de sécurité
Les fonctions intelligentes facilitent également le respect des obligations légales. Elles permettent, par exemple, de garantir l’exactitude et l’intégralité des documents tout au long du processus de numérisation, tout en assurant leur protection. Avec la solution de numérisation appropriée, l’ensemble du processus, du scan à l’archivage, jusqu’à la destruction des documents originaux, peut être contrôlé, ce qui permet de préserver la valeur probante des documents.
