De nombreuses administrations ont d’ores et déjà mis en place une solution de gestion numérique des documents ou sont sur le point de le faire. La question n’est aujourd’hui plus de savoir s’il faut se digitaliser, mais plutôt comment le faire et quelle plateforme choisir. Les systèmes déployés doivent être capables, de prendre en charge des processus basés sur l’IA et de supporter des niveaux d’automatisation toujours plus élevés.
La solution Kodak Info Input 7.5 a été conçue précisément dans cette optique : comme une plateforme ouverte qui associe la capture documentaire traditionnelle à des modèles d’intelligence artificielle modernes, tout en garantissant le respect des exigences en matière de protection des données, de traçabilité et d’efficacité.
De la numérisation classique à la plateforme compatible avec l’IA
Le point de départ de toute digitalisation réussie reste inchangé : des scanners performants et robustes, offrant une excellente qualité d’image, ainsi qu’une solution professionnelle de capture documentaire. Celle-ci garantit la numérisation sécurisée des documents, leur classification et leur transmission vers les systèmes cibles appropriés, qu’il s’agisse de dossiers électroniques, d’applications métiers, de solutions DMS/ECM ou encore de boîtes mail définies.
Les solutions de capture modernes intègrent déjà le machine learning afin d’identifier les types de documents et de structurer les données de manière exploitable. Cependant, le véritable gain d’efficacité apparaît lorsque les documents entrants numériques devient compatible avec l’intelligence artificielle. Lorsque les documents ne sont plus seulement reconnus, mais réellement compris dans leur contenu. Lorsque des résumés, des pré-analyses métier et des décisions automatisées deviennent possibles.
C’est précisément là qu’intervient Info Input Solution 7.5 : elle associe une capture eprouvée et hautement fiable aux capacités de l’IA moderne, transformant ainsi la digitalisation actuelle en une véritable plateforme d’automatisation pour demain.
La gestion des documents entrants dans l’administration
Les administrations publiques doivent traiter une grande variété de documents : demandes officielles, décisions, courriers, formulaires, factures, notes manuscrites ou encore e-mails accompagnés de pièces jointes. Il n’est pas rare de devoir gérer plusieurs centaines de types de documents différents, souvent non structurés et présentant des niveaux de qualité très hétérogènes.
Dans un tel environnement, les méthodes de reconnaissance traditionnelles montrent rapidement leurs limites. Les systèmes fondés sur des règles exigent un paramétrage complexe ainsi qu’un entraînement continu à partir de formulaires types, sans oublier une maintenance régulière. Le machine learning classique, de son côté, identifie surtout la structure visuelle et les éléments graphiques d’un document, mais ne comprend pas réellement son contenu. De légères modifications de mise en page ou de formulation peuvent alors générer des erreurs, affectant directement les délais de traitement et la satisfaction des usagers.
C’est dans cette perspective que Info Input Solution 7.5 apporte une réponse différente. La solution combine une technologie de capture fiable avec des modèles de langage avancés (LLM), tels que ChatGPT ou Google Gemini, permettant ainsi une approche plus intelligente et contextuelle du traitement des documents.
Classification par simple prompt
Une avancée majeure réside dans la classification des documents à l’aide de simples prompts. Au lieu de passer par des phases d’entraînement longues et complexes, une description en langage naturel suffit désormais.
Les formulaires peuvent être identifiés par leur intitulé et automatiquement orientés vers les services compétents. Il est également possible de formuler des instructions complémentaires, telles que : « extraire l’expéditeur, la date et l’objet » ou « vérifier si des délais sont mentionnés ».
Pour les administrations confrontées à un flux de documents entrants hétérogène et à des centaines de formulaires différents, cela représente un véritable tournant : un traitement plus rapide, moins d’erreurs et une transmission fiable vers les services concernés, les dossiers électroniques, les systèmes DMS et les applications métiers.
L’intelligence artificielle au cœur de l’activité, sans remplacer l’humain
À l’avenir, l’intelligence artificielle fera partie intégrante du travail des services spécialisés, sans pour autant remplacer l’expertise humaine. Elle est capable de comprendre facilement et rapidement des courriers non structurés ou des annotations manuscrites. Les services peuvent adapter eux-mêmes les tâches à automatiser, sans programmation et sans recours à un accompagnement externe.
Les dossiers volumineux, échanges d’e-mails ou extraits d’archives sont automatiquement synthétisés. En quelques secondes, les collaborateurs visualisent ainsi l’essentiel :
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De quoi s’agit-il ?
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Quelles sont les prochaines étapes nécessaires ?
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Existe-t-il des délais à respecter ou des risques identifiés ?
La solution ne se limite pas à extraire des données : elle peut également analyser le contenu sur le plan métier, identifier des liens entre les informations et formuler des indications pour la suite du traitement. Les équipes disposent ainsi d’une base structurée et argumentée, leur permettant de prendre des décisions plus rapidement et de manière plus éclairée.
Protection des données : un enjeu déterminant pour le secteur public
Le recours à l’intelligence artificielle dans les administrations est indissociable du respect du RGPD. De nombreux services cloud internationaux ne sont pas autorisés pour le traitement de données à caractère personnel. C’est pourquoi Kodak Alaris adopte une approche ouverte et hybride.
Cette stratégie repose sur plusieurs principes :
- L’utilisation de services d’IA différents selon le niveau de sensibilité des données
- L’exploitation des modèles dans des clouds privés ou en environnement on-premises
- La combinaison d’une reconnaissance locale OCR/écriture manuscrite avec l’analyse par modèles de langage (LLM)
- La possibilité de ne traiter à l’externe que des contenus préalablement anonymisés
Les administrations conservent ainsi un contrôle total sur les flux de données et peuvent adapter précisément la solution à leurs exigences spécifiques en matière de conformité.
L’ouverture plutôt que la dépendance
Les administrations ont besoin de liberté de choix. Info Input Solution 7.5 prend donc en charge différents services d’intelligence artificielle, tels que ChatGPT, Google Gemini, AWS Bedrock ou encore des moteurs spécialisés comme Google Document AI, Hyperscience, Amazon Textract, ABBYY et Microsoft Document Intelligence (également disponibles en environnement on-premises).
Cette ouverture permet :
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de combiner les services en fonction des exigences en matière de protection des données,
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d’exploiter des modèles locaux ou hébergés dans des clouds privés,
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et d’intégrer de nouvelles technologies dès qu’elles deviennent disponibles.
La plateforme repose ainsi sur un principe pérenne : ce sont les processus administratifs qui définissent le cadre, tandis que les technologies restent modulaires et interchangeables. Les administrations peuvent ainsi digitaliser dès aujourd’hui et adopter demain de nouvelles méthodes d’IA, sans avoir à repenser entièrement leur architecture.
IRIS OCR : des PDF interrogeables sans coûts supplémentaires
Une autre nouveauté de Info Input Solution 7.5 est l’intégration gratuite du moteur IRIS OCR. Celui-ci permet de générer des documents PDF/A de haute qualité, entièrement interrogeables, en combinant la reconnaissance intégrale du texte avec des index enrichis par l’intelligence artificielle.
Les principaux avantages :
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un archivage conforme et juridiquement sécurisé,
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une recherche fiable basée à la fois sur le contenu et les métadonnées,
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une qualité homogène, quel que soit le canal d’entrée des documents.
Cette approche garantit une accessibilité durable des informations dans les archives et les applications métiers sans coûts de licence supplémentaires.
Créer et adapter les processus sans programmation
Le nouvel éditeur de flux de travail rend la plateforme également fiable sur le plan organisationnel. Les processus peuvent être modélisés, adaptés et supervisés simplement par glisser-déposer. Les modifications métier n’ont plus besoin de passer par un projet de développement : elles peuvent être réalisées directement, de manière intuitive et immédiate.
Un investissement sur le long terme
Investir aujourd’hui dans la digitalisation des documents entrants constitue une décision à long terme. Info Input Solution 7.5 ne se limite pas à une fonctionnalité IA ponctuelle, mais constitue un véritable socle stratégique :
- ouverte aux futures générations d’IA,
- intégrable aux environnements existants de dossiers électroniques et de solutions DMS,
- compatible avec différents modèles de déploiement,
- conçue pour répondre aux exigences spécifiques des administrations publiques.
« Notre mission est de rendre l’intelligence documentaire ouverte, opérationnelle et durable dans le temps. Les administrations peuvent ainsi mettre en œuvre l’automatisation plus rapidement et faire évoluer leurs processus en suivant les progrès de l’IA. »
Un point de départ pour l’IA dans l’administration publique
La digitalisation n’est pas un projet ponctuel, mais un processus continu. Avec Kodak Info Input Solution 7.5, les administrations disposent d’une plateforme ouverte, indépendante des fournisseurs et compatible avec l’intelligence artificielle, servant de socle pour cette évolution.
« Nous simplifions la complexité et permettons à nos clients de mettre en œuvre l’automatisation plus rapidement, tout en faisant évoluer leurs processus en suivant les progrès de l’IA. »
