La série de scanners KODAK N2000 permet aux organisations d’intégrer les informations issues de documents papier dans leurs processus numériques de manière exhaustive, sécurisée et sans aucune intervention manuelle inutile. Elle s’adapte ainsi aux spécificités de chaque secteur, dont les exigences varient : dans les administrations publiques, ce sont les processus de numérisation sécurisés et traçables qui priment, tandis que les banques, les compagnies d’assurance et le secteur de la santé exigent avant tout des documents complets, lisibles et qui puissent être traités de manière fiable. De leur côté, les entreprises possédant des filiales, des succursales ou d’autres structures décentralisées doivent également s’assurer de l’uniformisation des processus et des configurations sur l’ensemble de leurs sites.
La série KODAK N2000 en action : quatre exemples d’applications concrètes
Sur le terrain, la numérisation de documents doit répondre à des exigences propres à chaque secteur, comme l’illustrent ces différents exemples :
| Secteur exemplaire | Exigence type pour la numérisation des documents |
|---|---|
| Administrations publiques Numérisation uniformisée sur de nombreux postes de travail |
Les bureaux d’accueil des citoyens, les services spécialisés et les antennes locales numérisent une grande variété de documents, du formulaire au passeport. Ils requièrent des processus uniformes, un niveau de sécurité élevé et une configuration facile des appareils, même pour des organisations multi-sites. |
| Banques & Assurances Quand la numérisation détermine la suite du processus |
Les demandes entrantes, les contrats ou les déclarations de sinistre sont souvent le point de départ de processus automatisés. Une qualité d’image d’une grande fiabilité est cruciale pour que les informations soient correctement identifiées et que les documents puissent être traités ultérieurement sans retravail manuel. |
| Santé Aucune page ne doit être perdue |
Lors de l’admission des patients, divers documents doivent être numérisés rapidement et dans leur intégralité. Les doubles alimentations de papier ou les pages mal numérisées peuvent entraîner la perte d’informations importantes pour la suite du processus. |
| Entreprises multi-sites Les mêmes normes, partout |
Pour les entreprises disposant de filiales, succursales et espaces de travail décentralisés, la capture de documents représente un véritable défi administratif. Les appareils doivent être facilement configurables et fonctionner selon des directives uniformes afin de garantir une base de données cohérente à tous les niveaux. |
Si ces exigences peuvent sembler différentes à première vue, elles ont néanmoins un point commun : la qualité et l’efficacité des processus numériques se déterminent dès l’étape de la numérisation. C’est précisément là qu’intervient la nouvelle série KODAK N2000. Les deux scanners de bureau réseau, le N2040 et le N2050, apportent au poste de travail informatique des fonctionnalités qui n’étaient jusqu’à présent disponibles que dans les gammes de scanners supérieures, parmi lesquelles la technologie de traitement d’image Perfect Page, de gestion du papier SurePath, du Gigabit Ethernet, d’un écran tactile couleur de 3,5 pouces ainsi que de fonctions de sécurité étendues.
Une meilleure qualité d’image pour un processus optimisé
Pour l’œil humain, un document à l’écran peut sembler parfaitement lisible. Cependant, ce n’est pas toujours le cas pour un logiciel OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ou un flux de travail automatisé. Un faible contraste, des originaux de travers, des arrière-plans gênants ou des caractères mal reconnus peuvent entraîner une extraction erronée des informations. Un problème anodin lors de la capture se transforme alors rapidement en charge de travail supplémentaire, impactant la suite du processus.
C’est pourquoi la technologie de traitement d’image Perfect Page de Kodak Alaris optimise les documents dès leur numérisation. Elle aligne et redresse automatiquement les pages, ajuste les couleurs et les contrastes, lisse les arrière-plans, affine les contenus, supprime les bordures indésirables et détecte les pages blanches.
Le résultat : des documents numériques cohérents offrant de meilleures conditions pour l’OCR, la classification et l’automatisation des processus métiers. Dans le même temps, la taille des fichiers s’en trouve réduite, allégeant considérablement l’espace de stockage requis lorsque de grandes quantités de documents sont traitées.
De plus, les scanners peuvent reconnaître jusqu’à six codes-barres par document, une fonctionnalité inédite dans cette catégorie d’appareils. Les codes-barres sont fréquemment utilisés dans les processus documentaires pour associer automatiquement des documents à une procédure ou un dossier, identifier le type de document ou diviser d’importants lots de numérisation en tâches individuelles. Les informations extraites lors de la numérisation peuvent ensuite être exploitées directement pour le traitement ultérieur. Ainsi, une étape supplémentaire peut être automatisée dès la capture, ce qui réduit le tri manuel et les efforts de classement.
La sécurité à tous les niveaux
Les scanners sont souvent négligés lorsqu’il est question de sécurité informatique. Pourtant, dès lors qu’ils sont connectés à un réseau, ils font partie intégrante de l’infrastructure informatique et doivent être protégés en conséquence.
Là encore, la série KODAK N2000 offre des fonctionnalités surprenantes pour sa catégorie. La fonction Secure Boot garantit que seuls les micrologiciels (firmwares) signés et de confiance peuvent être exécutés. Le micrologiciel est verrouillé contre toute modification. Par ailleurs, des protocoles TLS 1.2 et HTTPS sont utilisés pour la communication réseau, garantissant ainsi que les données transmises entre le scanner, le système hôte et l’interface d’administration sont correctement chiffrées.
Le marquage numérique (Digital Stamping) s’avère également particulièrement intéressant pour les processus documentaires hautement réglementés et exigeants. Il permet en effet d’intégrer des informations telles que la date, l’heure, un numéro séquentiel, l’identifiant de l’utilisateur, l’emplacement ou un numéro de lot directement dans le document numérique. De fait, même si le fichier est transféré vers d’autres systèmes par la suite, ces informations restent visibles.
La sécurité et la traçabilité sont particulièrement importantes lorsque des informations sensibles ou des données à caractère personnel sont traitées, par exemple dans les banques et assurances, le secteur de la santé, les administrations publiques ou les services juridiques.
Une gestion fiable du papier, un facteur de productivité
Aussi performants soient-ils, les processus métiers sont largement mis à mal si les documents ne sont pas numérisés de manière fiable dès le départ. Chaque double alimentation, bourrage papier ou re-numérisation coûte du temps et comporte des risques.
C’est pourquoi la gestion du papier SurePath de la série N2000 est conçue pour une grande variété de documents originaux. Les scanners traitent des supports allant du papier léger au carton épais, en passant par les cartes en plastique rigide. Un système de détection de double alimentation par ultrasons repère automatiquement les passages multiples. En cas de problème, l’utilisateur peut intervenir directement sur l’appareil sans avoir à redémarrer l’intégralité de la tâche de numérisation.
Ce qui semble un détail au premier abord fait en réalité toute la différence dès lors que l’on traite des centaines ou des milliers de documents par jour. Moins de bourrages papier, de doubles alimentations et de re-numérisations signifient moins de retouches et un workflow plus régulier.
Le chargeur automatique de documents (ADF), d’une capacité allant jusqu’à 100 feuilles, y contribue également, offrant une capacité d’environ 25 % supérieure à celle des modèles comparables. De plus, sa conception optimisée assure une classification propre et fiable des documents numérisés, dans le bon ordre.
Quand le scanner indique la marche à suivre
L’utilisation de ces appareils illustre également l’évolution des exigences en matière de scanners de bureau. Au lieu de voyants d’état ou de codes d’erreur cryptiques, les modèles de la série N2000 sont équipés d’un écran tactile couleur de 3,5 pouces.
Les profils de numérisation, les paramètres et les messages s’affichent directement en texte clair. Grâce à Smart Touch, les tâches de numérisation récurrentes peuvent être enregistrées en tant que fonctions et lancées d’un simple toucher. Si le scanner nécessite une attention particulière, l’utilisateur est immédiatement informé de la marche à suivre.
De quoi simplifier le travail quotidien tout en réduisant les besoins en formation et en assistance. Le logiciel de capture KODAK Capture Pro LE est également inclus, permettant aux utilisateurs de commencer la numérisation des documents directement, sans avoir besoin d’une licence logicielle supplémentaire.
Une configuration simple et uniformisée
Il est essentiel de garantir une configuration uniforme des scanners, surtout lorsqu’ils sont déployés sur différents sites. Grâce à l’interface Gigabit Ethernet intégrée, les modèles de la série N2000 peuvent être facilement intégrés dans des environnements réseau existants.
Grâce à la fonctionnalité Network EasySetup, la configuration des nouveaux appareils est largement simplifiée : l’administrateur définit à l’avance tous les paramètres requis (des paramètres réseau aux mots de passe) et génère une feuille de configuration à partir de ceux-ci. Sur place, il suffit de déballer et de brancher le scanner puis de numériser la feuille de configuration afin que les paramètres enregistrés soient automatiquement appliqués.
La nécessité de configurer manuellement chaque appareil est ainsi totalement éliminée, offrant un gain de temps considérable (en particulier dans un contexte multi-sites) et réduisant la charge administrative. Parallèlement, ce dispositif garantit que les scanners sont configurés selon des directives homogènes et que les documents sont capturés à l’échelle de l’entreprise selon les mêmes standards.
La série KODAK N2000, performante, compacte et prête pour l’avenir
Les deux modèles sont conçus pour des volumes de numérisation différents :
- Le KODAK N2040 traite jusqu’à 40 pages ou 80 images par minute et est conçu pour un volume de numérisation quotidien recommandé allant jusqu’à 6 000 pages ;
- Le KODAK N2050 atteint jusqu’à 50 pages ou 100 images par minute pour un volume quotidien recommandé allant jusqu’à 8 000 pages.
En complément, un module de numérisation à plat pour passeports ainsi qu’un module de numérisation à plat A4/Legal intégré sont disponibles en option. Les scanners prennent également en charge les pilotes TWAIN, ISIS et WIA, ainsi que les systèmes d’exploitation Windows, Windows Server et Linux (Ubuntu).
La série N2000 démontre ainsi une chose avant tout : même à l’ère de l’IA et des processus documentaires intelligents, tout se joue à la source. En effet, plus les informations sont capturées de manière propre, sécurisée et uniforme, mieux fonctionneront les processus numériques par la suite.
Série KODAK N2000 : quel modèle choisir en fonction du volume de numérisation ?
| Caractéristique | Spécification / Avantage |
|---|---|
| KODAK N2040 | Jusqu’à 40 pages ou 80 images par minute |
| KODAK N2050 | Jusqu’à 50 pages ou 100 images par minute |
| Chargeur de documents | Chargeur automatique de documents (ADF) d’une capacité allant jusqu’à 100 pages et gestion du papier SurePath pour les lots mixtes |
| Traitement de l’image | Perfect Page optimise la qualité de l’image directement pendant la capture et facilite le traitement ultérieur des documents |
| Réseau & Intégration | Gigabit Ethernet ou USB 3, Network EasySetup, ainsi que la prise en charge des pilotes TWAIN, ISIS et WIA |
